Оптимизация расходов офиса

В кризис принято экономить на всем. Оптимизация, строго говоря, не совсем правильное слово – речь идет о сокращении расходов. Как уменьшить расходы, не придушив эффективность офисной работы – цель данной статьи.

Полезным представляется экономия «уплотнением» сотрудников и, соответственно, уменьшение арендной платы. Переезд на более дешевую окраину не очевиден, поскольку возможные потери клиентов и имиджа могут перевесить возможные выгоды. Естественно, откровенно сажать сотрудников друг другу на плечи тоже неразумно. 6м2 на одного – формально это требование САНПИН все игнорируют. Но его никто не отменял.

Добавим к этому соображению то, что чрезмерная теснота однозначно отрицательно действует на работоспособность работников и так же красноречиво напоминает клиентам о финансовых затруднениях. Обходным маневром выглядит уведение части офисного аппарата на фриланс. Пока это выглядит достаточно экзотично, требует от руководства более уверенного владения электронными коммуникаторами и не всегда возможно по специфике работы офиса. Возражений не меньше чем выгод.

Энергосбережение достигается дисциплиной. Т.е. освещение выключается, когда в нем нет нужды. То же самое касается энергосберегающих функций компьютеров. Светоотражающие поверхности для дополнительной подсветки рабочих мест и энергосберегающие лампы освещения – относятся к тому же.

Сдача отходов офиса в макулатуру долго представлялась автору несерьезной. Однако, вид грузовика, вывозящего 2-3 тонны бумажного мусора за не бесплатные талоны убедил, что мысль, в общем верная. Чем платить за вывоз мусора, лучше получать за макулатуру.

От создаваемой офисом макулатуры, естественным смотрится переход к устройствам, ее «производящим». Очевидно, что общий высокопроизводительный принтер занимает меньше места. Он же тратит меньше электроэнергии, и, вообще говоря, стоимость печати 1 листа у него меньше. При этом, на случай поломки, 1-2 индивидуальных принтера необходимо держать в холодном резерве. Возможно, высокоскоростной принтер будет более требователен к качеству бумаги, что тоже надо учитывать. По опыту автора с печатью на черновиках, печать на высокопроизводительных принтерах связана с многочисленными отказами.

Кстати, о черновиках. Применение вместе с факсимильными аппаратами факсмодемов ПЭВМ или полная замена на МФУ существенно уменьшает расходы на факсимильную связь. Факсимильный аппарат остается на «автоприеме» в нерабочее время. Остальное время есть возможность распечатки факсов, при необходимости, на черновиках.

В заключение отметим, что лучшая оборона – это наступление. Повышение финансово-экономических показателей работы офиса – самая лучшая антикризисная стратегия.

Кризис в бизнесе: причины возникновения и рекомендации по предупреждению || Подводные камни принятия решений